新入社員にとってビジネスマナーを覚えていくことは、自分自身のスキルアップにつながっています。仕事を覚えるのと同じようにあいさつや身だしなみも、あなたの信頼度を高めてくれます。基本的なことばかりで難しく考えることはないので、ぜひ参考にしてください。
基本的なビジネスマナーを身につけよう！
あいさつの基本
- おはようございます
- お疲れ様です
- お先に失礼します
「おはようございます」は、さわやかな一日のスタートです。上司や目上の人への挨拶のしかたは、軽く会釈しながら元気よくするようにしましょう。自分がデスクワークしていても手を止めて、相手の顔を見ながら挨拶を交わすと気持ちがいいですね。
「おはようございます」は午前10時半ごろまでで、それ以降は「お疲れ様です」が基本です。そのつど、会社のルールに合わせるようにしましょう。
退社時も、礼儀正しく「お先に失礼します」と周囲に声を掛けてから席を立つようにしましょう。
敬語の基本
- おっしゃる
- ごらんになる
- いらっしゃる
敬語は相手に敬意を払う言葉づかいです。例えば、「言う」は「おっしゃる」、「見る」は「ごらんになる」、「行く」は「いらっしゃる」など、ビジネスではできるだけていねいな言葉づかいが望ましいと思います。気持よく仕事を進めるために敬語を活用しましょう。
敬語を最初から正しく使うのは意外と難しいかもしれませんが、少しずつでも慣れるように心がけましょう。いちばんていねいな尊敬語とは、相手をたてる言い方です。謙譲語は自分を下げる言い方で、丁寧語は語尾に「です」「ます」を用います。
遅刻、早退、欠勤の報告は必須
社会人になったら遅刻、早退、欠勤するとき、始業10分前までには上司に電話で連絡しましょう。風邪を引いたなどで出社できない場合、休んだ人の仕事の割り振りが必要だからです。また、体調が悪くなって早退するときは、上司にその旨を伝えましょう。
電車やバスの遅延で遅れる時は、その場で電話連絡できるなら報告を、できない場合は遅延証明書を改札で受け取って提出しましょう。学生時代は遅刻や欠席しても報告する必要がなかったことですが、社会人になったら遅刻、早退、欠勤の報告は必須です。
電話の取り次ぎ
電話の対応は、新入社員の登竜門です。2〜3回発信音がしたら、率先して受話器を取りましょう。はっきりと社名と自分の名前を名乗ってから、相手の方の用件を聞きます。
社内の他の人への取り次ぎなら、スムーズに転送ができるように電話機の扱いに慣れておきましょう。また、自分ではわからない用件の場合、後で連絡をする旨をていねいに応対してください。そばにメモ帳を用意し、日時や用件、名前を間違えないように伝えるのが肝心です。
ほうれんそう
ビジネスマンにとって、「ほうれんそう」報告・連絡・相談は基本中の基本です。頼まれた仕事ができたら報告する、他の人への連絡はスムーズに、わからないことは相談するといった当たり前のことですが、自分だけわかっているつもりがいちばん良くないですね。
相手にしてみたら、言ったことが伝わったのか伝わっていないのか、意思疎通のトラブルにもなるので気をつけましょう。
報告するタイミングとしては、ひとつの仕事が終了した時、ミスやトラブルが起こった時、仕事の途中で状況が変わった時などに、上司の指示を仰ぎましょう。
新入社員の服装
職場にふさわしい、落ち着いた色の服を選びましょう。衣替えの時期は夏物は6月1日ですが、男性の場合、無頓着に冬物を着続けないよう気をつけましょう。夏物は素材や通気性などが違うので、季節に合った素材のスーツが爽やかな印象を与えます。
6月〜9月までは会社ではクールビズが推奨されています。ノーネクタイや半袖のYシャツなどでOKというところもあるので、社内規則や先輩のスタイルを見習いながら、過ごしやすい格好のほうが仕事もはかどります。
秋冬への衣替えは10月1日ですが、最近は気象変動で10月初旬はまだまだ暑い日があるかもしれません。冬物を着るには抵抗があると思いますが、2週間程度を移行期間として夏秋物どちらでもいいという会社もあります。臨機応変に対応しましょう。
また、女性は目立たないナチュラルメイクがおすすめです。服装は男性に比べて自由ですが、会社にノーメイクで行かないように気をつけましょう。ノーメイクは仕事への態度を疑われることもあります。
メールでやりとりのマナー
仕事のメールも基本は手紙と同じで、敬語や丁寧語を使うことをおすすめします。会社と会社のやりとりという意識で、きちんとした文面を作成しましょう。
一日に何度もルールをする相手には、簡略に用件を伝えるのが上手なやりとりです。友達とのやりとりではないので、絵文字や略語などは使わないよう注意しましょう。
社内インターネツトの違反について
パソコンは一人一台支給されることが多いでしょう。その場合、インターネットの検索や閲覧に規制がかかっていることもあります。その理由は、社内機密の保持、ハッカーの進入を防ぐためなどが挙げられます。
私用で気軽に検索したり、私用でネット注文したりは原則禁止です。ひとつ間違えると、会社にダメージを与える可能性もあるので、社内ルールをよく確認して公私の区別を付ける習慣をつけましょう。
やり残した仕事があるからと、データの持ち出しも上司に相談してからにしましょう。
宴会や接待のマナー
宴会の種類は、社内行事や部署ごとの打ち上げ、懇親会、取引先との宴会など種類もさまざまです。新入社員歓迎会が、最初の宴会の機会になるでしょうか。どのような宴会でも、料理の取り分けやお酌、追加注文など細かな気配りが大切です。
「今日は無礼講だから」と言われることがありますが、上司や取引先の方に失礼なことを言ってもいいという意味ではありません。仕事のアドバイスを受けたり、自分の趣味の話をしたり、積極的に話すのはいいことですが、敬語も勤務中と同じように使わなくてはなりません。
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まとめ
ビジネスマナーは、社会人として基本的なことばかりでしたね。服装や身だしなみへの気配りも自己表現の大切な役割を果たします。そして、知っているつもりのビジネスマナーを、どれだけ会社で発揮できるかが肝心です。